Daten Auswerten mit Kreuztabelle & Co

By , 4. März 2014

Will man z.B. Umsätze verschiedener Standorte auswerten um die Standorte miteinander zu vergleichen, dann ist das Übliche Mittel eine Kreuztabellenabfrage zuerstellen.
Unter Access 2010 klickt man in der Registerkarte „erstellen“ auf „Abfrageassistent“ und wählt dann „Kreuztabellenabfragen-Assistent“ aus.

Der restliche Dialog sollte selbsterklärend sein. Man wählt die Tabelle oder Abfrage aus, welche die Grundlage für die Kreuztabellen-Abfrage ist, und klickt auf weiter. Danach wird nach den Zeilenüberschriften gefragt, wir wählen hier das Feld „Monat“ aus. Nach klick auf Weiter wählt man die Spaltenüberschrift, wir nehmen hier das Feld „Standort“. Zum Schluss wird nach den Kreuzungspunkten gefragt, also nach den darzustellenden Werten. Bei mir heißt das Feld treffend „Umsatz“. Also das Feld Umsatz auswählen und rechts daneben die Funktion „Summe“ anklicken, da wir ja die Summen pro Monat und Standort möchten. Bei Access 2010 ergibt sich jetzt folgendes Bild:

Kreuztabellenabfrage-Assistent

Kreuztabellenabfrage-Assistent


Klick auf Weiter und Fertig stellen erstellt uns die gewünschte Kreuztabellenabfrage, und zeigt diese gleich an. Aber das ist ja hinlänglich bekannt.

Will man jetzt aber das ganze in einem Formular haben, gibt es 2 Formular-Assistenten für PivotChart und PivotTable. Beginnen wir mit letzterem. Markieren Sie die entsprechende Tabelle oder Abfrage und klicken Sie im Ribbon auf Erstellen / Weitere Formulare / PivotTable. Sollte die Feldliste ausgeblendet sein, klicken Sie im Ribbon auf Feldliste, ggf. 2x.
Sie sehen jetzt oben die Zeile „Spaltenfelder hierher ziehen“ und links die Spalte „Zeilenfelder hierher ziehen“, und in der Mitte eine große leere Fläche. Klicken Sie in der Feldliste auf Monat und ziehen Sie diesen nach links in die Spalte, lassen Sie die Maustaste los. Sie sehen, unsere Monate wurden erstellt. Danach klicken Sie in der Feldliste auf Standort, und ziehen Sie diesen in die Zeile mit der Bezeichnung „Spaltenfelder hierher ziehen“, Maustaste loslassen. Jetzt werden die Standorte angezeigt, fehlen nur noch die Umsätze. Klicken Sie erneut in der Feldliste diesmal auf Umsatz, und ziehen Sie diesen in das mittlere leere Feld. Taste loslassen, unsere Tabelle ist jetzt komplett. Die Reihenfolge wie Sie die Felder plazieren spielt keine Rolle.

Wollen Sie jetzt noch Spalten- und Zeilensummen darstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie mit der Maus in die Zeile mit den Bezeichnungen „Umsatz“, die Felder werden automatisch markiert.
Klicken Sie im Ribbon auf „AutoBerechnen“, jetzt werden die Summen aber leider noch weitere Felder angezeigt, die wir in der Anzeige nicht wünschen.
Klicken Sie im Ribbon auf „Details ausblenden“, ggf. 2x, jetzt wird die Tabelle wie gewünscht dargestellt:

PivotTable

PivotTable

Um ein PivotChat Formular zu erstellen gehen wir ähnlich vor. Markieren Sie die betreffende Tabelle oder Abfrage, klicken Sie im Ribbon Erstellen auf „Weitere Formulare“, dann auf „PivotChart“. Sie sehen ein leeres Diagramm mit der Zeile darüber „Datenfelder hierher ziehen“. In diese Zeile ziehen Sie wie oben das Feld „Umsatz“. Unter dem Diagramm ist die Zeile „Rubrikenfelder hierher ziehen“, in diese Feld Ziehen Sie das Feld Standort. Jetzt gibt es noch rechts das Feld „Reihenfelder hierher ziehen“, ziehen Sie hierhinein das Feld Monat.

Das Diagramm ist erstellt, jetz müssten nur noch die beiden Achsentitel entsprechend umbenannt werden. klicken Sie diese nacheinander an und im Ribbon auf Eigenschaften-Blatt. Unter Format können Sie den Namen ändern. Um eine Legende anzuzeigen klicken Sie im Ribbon auf „Legende“. Jetzt könnte es so wie folgt aussehen:

Pivot Chart

Pivot Chart

So das war es wieder einmal für Heute, hoffe der Artikel hat euch gefallen.

Bis dahin
© 2014 Andreas Vogt

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